Bereich: E-Mail

Zu viel Spam im Posteingang?

Wenn Sie auch von vielen Spam-Emails betroffen sind, können Sie sich einen automatischen Email-Filter einrichten, der diese Emails nach Ihren Wünschen aussortiert. Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass die Spam-Erkennung von Emails auf statistischen Verfahren beruht und es zu falschen Spameinordnungen von Emails kommen kann. Wenn Sie geschäftliche oder andere wichtige Emails erhalten, sollten Sie diese nicht automatisch löschen, sondern immer kontrollieren, ob es sich dabei wirklich um Spam handelt!

In diesem Beitrag wird erklärt, wie Sie Server-seitige Email-Filter für Spam-Emails einrichten. Das hat den Vorteil, dass diese Filter schon angewendet werden, bevor die Email von ihrem Email-Programm abgerufen wird und der Filter somit unabhängig vom verwendeten Programm und Gerät funktioniert.

Zuerst gehen Sie bitte auf https://webmail.vektorrausch.email und melden sich dort mit Ihrem Email-Benutzernamen und -Kennwort an. Danach gehen Sie in der Webmail-Seite auf Einstellungen -> Filter -> + (Filter hinzufügen), wie im Bild markiert. Geben Sie dem Filter einen Namen und wählen Sie in dem Drop-Down Menü in dem standardmäßig „Betreff“ steht, „“ aus. In dem daneben auftauchenden Feld geben Sie „X-Spam-Flag“ ohne die Anführungszeichen ein und im letzten Feld geben Sie dann „YES“ (wieder ohne Anführungszeichen) an.

Roundcube Webmail Einstellungen Filter neue Spam-Regel
Roundcube Webmail, Einstellungen Filter, neuen Spam-Filter anlegen

Im nächsten Teil muss noch ausgewählt werden, was mit den erkannten Emails geschehen soll. Es bietet sich an, diese Email in einen extra Spam-Ordner zu verschieben und als Spam zu markieren. Wenn sie keine geschäftlichen Emails bekommen und der mögliche Verlust einer Email kein Problem für sie darstellt, können sie solche Email an dieser Stelle auch von dem Posteingangs-Filter als gelesen markieren oder direkt löschen

Email-Fehlermeldung „user command only available under layer“

Wenn Sie bei der Verbindung zu unserem Mailserver eine Meldung bekommen, die diesen Hinweis enthält, so liegt es daran, dass unverschlüsselte Verbindungen zu unseren IMAP-, POP3- und SMTP-Servern abgelehnt werden.
Damit möchten wir verhindern, dass Ihre Anmeldedaten oder die Emails über eine unverschlüsselte Internet-Verbindung gesendet werden.

Bitte aktivieren Sie in diesem Fall die Option für die Verbindungssicherheit der ein- und ausgehenden Mailserver-Verbindungen. Sowohl für IMAP (oder POP3) als auch für SMTP schalten Sie bitte die Option für SSL oder TLS an. Die Auswahl der TCP-Portnummer sollte Ihr Emailprogramm dabei automatisch erledigen.

Beim Löschen von E-Mails in Roundcube erscheint die Meldung „Mailbox does not exist“.

Wenn Sie keine E-Mails in der Webmail-Lösung Roundcube löschen können und anstatt dessen die Meldung „Mailbox does not exist“ erscheint, liegt dies an einer fehlerhaften Einstellung des Papierkorbs.

Papierkorb-Ordner in Roundcube definieren
Papierkorb-Ordner in Roundcube definieren

Es liegt daran, dass die Lösch-Methode auf „Papierkorb“ eingestellt ist und den zugehörigen Papierkorb-Ordner „Trash“.  Dieser  Ordner existiert nicht und wird leider standardmäßig bei der Einrichtung eines neuen Roundcube-Accounts nicht automatisch erstellt.

Lösung: Beim Aufrufen der Einstellungen in Roundcube kann man sich einen anderen Papierkorb-Ordner aussuchen, einen Papierkorb-Ordner erstellen oder die Lösch-Methode ändern.

Wie richte ich mein Mailkonto im Mailprogramm ein?

Im E-Mail Programm Ihrer Wahl müssen Sie ein Konto mit den entsprechenden Verbindungsdaten einrichten.

Posteingangsserver:

Server: imap.vektorrausch.email
Benutzername: Ihre vollständige E-Mail Adresse
Kennwort: Ihr Kennwort
Verbindungssicherheit: SSL/TLS
Ports: automatisch oder 143 für STARTTLS bzw. 993 für SSL

Postausgangsserver:

Server: smtp.vektorrausch.email
Benutzername: Ihre volständige E-Mail Adresse
Kennwort: Ihr Kennwort
Verbindungssicherheit: SSL/TLS
Ports: automatisch oder 587 für STARTTLS bzw. 465 für SSL

Was bedeutet IMAP-Fehler 47?

Wenn Sie Benutzer des E-Mail-Programms Outlook oder Windows Mail von Microsoft sind, kann es sein, dass Sie irgendwann mit der kryptischen Meldung „IMAP-Fehler 47“ konfrontiert werden.

Keine Ahnung, warum Fehlermeldungen von Microsoft häufig so unverständlich ausfallen, aber diese Meldung bedeutet schlichtweg, dass der Speicherplatz Ihres E-Mail-Postfachs fast voll ist.

Hier gibt es mehrere Lösungen:

  1. Postfach aufräumen, große Anhänge löschen …und nicht vergessen den Papierkorb zu leeren!
  2. Alte Email-Bestände archivieren
  3. Mehr Speicherplatz beim Hosting-Anbieter hinzu buchen

Hinweis: Bitte haben Sie keine Angst, dass Ihnen dadurch wichtige E-Mails entgehen. Bei uns (vektorrausch) werden E-Mails trotz Hinweis-Meldung und vollem Postfach weiterhin angenommen. Die Meldung verschwindet jedoch erst, wenn wieder genügend freier Speicherplatz vorhanden ist.

Wie stellt man Abwesenheitsbenachrichtungen ein?

Um Absender während Urlaubs- oder Abwesenheitszeiten zu informieren, dass es mit der potentiellen Antwort eventuell etwas länger dauern kann, richten sich E-Mail-Benutzer häufig sogenannte Abwesenheitsbenachrichtigungen oder Autoresponder ein.

Bei uns kann man die Aktivierung und den gewünschten Wortlaut komfortabel über die Webmail-Software Roundcube einrichten:

1. Anmelden bei Roundcube:

Melden Sie sich unter der Adresse „https://webmail.vektorrausch.email/  bei der Webmail-Software an.

Benutzername: Ihre E-Mailadresse
Kennwort: Ihr Kennwort

2. Autoresponder einrichten:

Unter dem Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ finden den Unterpunkt „Urlaub“.

Hier lassen sich bequem ein Betreff, die Nachricht, sowie Beginn und Ende des Autoresponders einstellen.

Am Ende nicht vergessen den „Status“ auf „Ein“ zu stellen

Hinweis: Bitte kontrollieren Sie nach Ihrer Abwesenheit, ob der Autoresponder wieder deaktiviert wurde. Es kommt häufig vor, dass er vergessen wird. Bestätigungs-Emails von Onlineshops und Anmeldungen können dann nicht zugestellt werden – und landen als unzustellbar beim Webmaster Ihrer Domain.

Welche Angaben müssen in der Email-Signatur stehen?

Stichwort: Pflichtangaben in Geschäftsbriefen Es wurde schon viel drüber geschrieben und diskutiert, aber es fällt doch immer wieder auf, dass noch eine große Verunsicherung hinsichtlich der Angaben in geschäftlichen E-Mails besteht. Auch regelmäßige Anfragen unserer Kunden zeigen, dass Aufklärungsbedarf besteht, da Abmahnungen möglichst vermieden werden sollten. Seit Inkrafttreten des Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie des Unternehmensregisters (pdf, 265kb) im November 2006, müssen alle E-Mails mit Angaben aus dem Handelsregister versehen werden. Die Übermittlung als elektronische Visitenkarte (v-card) ist dabei nicht ausreichend, da diese durch Filtereinstellungen zurückgehalten werden oder durch Einschränkungen der Programme nicht gelesen werden können. Da wir gerade selbst unsere E-Mail-Fußzeilen im Rahmen der GmbH-Gründung überarbeiten und uns aktuell mit dieser Problematik beschäftigen, möchten wir hier einen ganz kurzen Überblick über die Pflichtangaben bei den gängigsten Geschäftsformen geben. Der Paragraph 37a im Handelsgesetzbuch, § 80 Abs. 1, S. 1 im Aktiengesetz sowie § 35a Abs. 1, S. 1 im GmbH-Gesetz regeln, dass ein Gewerbetreibender seinem Gegenüber in Geschäftsbriefen bestimmte Mindestinformationen mitzuteilen hat. Daraus ergeben sich für die geläufigsten Geschäftsformen folgende Pflichtangaben: e.K. (eingetragener Kaufmann) ohne Handelsregistereintrag Name des Unternehmers sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname Beispiel: Peter Petersen


GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) ohne Handelsregistereintrag Name der Gesellschaft Name sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname für jeden Gesellschafter Beispiel: Petersen+Lustig GbR Peter Petersen, Ludwig Lustig Musterstraße 1, 24105 Kiel


e.K. (eingetragener Kaufmann) mit Handelsregistereintrag Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz “e.K.”, “eK”, “e.Kfm.” oder “e.Kfr.” Ort der Handelsniederlassung zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer (Name des Inhabers muss nicht angegeben werden) Beispiel: Sonnenstudio Palma, e.K. Musterstraße 1 24105 Kiel Registergericht: Amtsgericht Kiel, HRA 1234


oHG (Offene Handelsgesellschaft), KG (Kommanditgesellschaft) Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz “oHG” oder “KG” Ort der Handelsniederlassung zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer Beispiel: Auto Kaiser oHG Musterstraße 1 24105 Kiel Registergericht: Amtsgericht Kiel, HRA 1234 …ist der Gesellschafter keine natürliche Person, sondern eine GmbH oder AG, muss zusätzlich ein verantwortlicher Geschäftsführer benannt werden. Beispiel: Auto Kaiser GmbH & Co. KG Musterstraße 1 24105 Kiel Registergericht: Amtsgericht Kiel, HRA 1234 Gesellschafter: Roland Kaiser


GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz “GmbH” Ort der Handelsniederlassung zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname jedes Geschäftsführers Beispiel: vektorrausch GmbH Werftbahnstraße 8 24143 Kiel Registergericht: Amtsgericht Kiel, HRB 1234 Geschäftsführer: Tobias Herold, André Böhm


AG (Aktiengesellschaft) Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz “AG” Ort der Handelsniederlassung zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname aller Vorstandsmitglieder Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Vorstandsvorsitzenden sowie des Aufsichtsratsvorsitzenden Beispiel: Fördepower AG Musterstr. 1, 24105 Kiel Registergericht: Amtsgericht Kiel, HRB 1234 Vorstand: Pit Blank, Olaf Klein Vorstandsvorsitzender: Ronald McDonald Aufsichtsratsvorsitzender: Hubert Huber


Was kann passieren, wenn die Angaben unvollständig sind? Damit haben wir zum Glück noch keine Erfahrungen gemacht. Fest steht jedoch, dass Abmahner überall lauern und man deswegen präventiv handeln sollte. Bei regelmäßigem E-Mailverkehr mit sich summierenden Antworten stören die Fußzeilen unter Umständen, indem sie den Textfluss unnötig fragmentieren. Aber dort kann man evtl. in gegenseitiger Absprache mit dem Geschäftspartner darauf verzichten.Ansonsten überwiegt unserer Ansicht nach der Vorteil, dass man immer schnell die Kontaktdaten des Gegenübers parat hat.