Es wurde schon viel drüber geschrieben und diskutiert, aber es fällt doch immer wieder auf, dass noch eine große Verunsicherung hinsichtlich der Angaben in geschäftlichen E-Mails besteht. Auch regelmäßige Anfragen unserer Kunden zeigen, dass Aufklärungsbedarf besteht, da Abmahnungen möglichst vermieden werden sollten.
Seit Inkrafttreten des Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie des Unternehmensregisters (pdf, 265kb) im November 2006, müssen alle E-Mails mit Angaben aus dem Handelsregister versehen werden. Die Übermittlung als elektronische Visitenkarte (v-card) ist dabei nicht ausreichend, da diese durch Filtereinstellungen zurückgehalten werden oder durch Einschränkungen der Programme nicht gelesen werden können.
Da wir gerade selbst unsere E-Mail-Fußzeilen im Rahmen der GmbH-Gründung überarbeiten und uns aktuell mit dieser Problematik beschäftigen, möchten wir hier einen ganz kurzen Überblick über die Pflichtangaben bei den gängigsten Geschäftsformen geben.
Der Paragraph 37a im Handelsgesetzbuch, § 80 Abs. 1, S. 1 im Aktiengesetz sowie § 35a Abs. 1, S. 1 im GmbH-Gesetz regeln, dass ein Gewerbetreibender seinem Gegenüber in Geschäftsbriefen bestimmte Mindestinformationen mitzuteilen hat. Daraus ergeben sich für die geläufigsten Geschäftsformen folgende Pflichtangaben:
e.K. (eingetragener Kaufmann) ohne Handelsregistereintrag
Name des Unternehmers sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname
Beispiel:
–
Peter Petersen
GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) ohne Handelsregistereintrag
Name der Gesellschaft
Name sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname für jeden Gesellschafter
Beispiel:
–
Petersen+Lustig GbR
Peter Petersen, Ludwig Lustig
Musterstraße 1, 24105 Kiel
e.K. (eingetragener Kaufmann) mit Handelsregistereintrag
Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz “e.K.”, “eK”, “e.Kfm.” oder “e.Kfr.”
Ort der Handelsniederlassung
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
(Name des Inhabers muss nicht angegeben werden)
Beispiel:
–
Sonnenstudio Palma, e.K.
Musterstraße 1
24105 Kiel
Registergericht: Amtsgericht Kiel, HRA 1234
oHG (Offene Handelsgesellschaft),KG (Kommanditgesellschaft)
Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz “oHG” oder “KG”
Ort der Handelsniederlassung
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
Beispiel:
–
Auto Kaiser oHG
Musterstraße 1
24105 Kiel
Registergericht: Amtsgericht Kiel, HRA 1234
…ist der Gesellschafter keine natürliche Person, sondern eine GmbH oder AG, muss zusätzlich ein verantwortlicher Geschäftsführer benannt werden.
–
Auto Kaiser GmbH & Co. KG
Musterstraße 1
24105 Kiel
Registergericht: Amtsgericht Kiel, HRA 1234
Gesellschafter: Roland Kaiser
GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)
Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz “GmbH”
Ort der Handelsniederlassung
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname jedes Geschäftsführers
Beispiel (und jetzt kommen wir):
–
vektorrausch GmbH
Werftbahnstraße 8
24143 Kiel
Registergericht: Amtsgericht Kiel, HRB 1234
Geschäftsführer: Tobias Herold, André Böhm
AG (Aktiengesellschaft)
Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz “AG”
Ort der Handelsniederlassung
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname aller Vorstandsmitglieder
Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Vorstandsvorsitzenden sowie des Aufsichtsratsvorsitzenden
Beispiel:
–
Fördepower AG
Musterstr. 1, 24105 Kiel
Registergericht: Amtsgericht Kiel, HRB 1234
Vorstand: Pit Blank, Olaf Klein
Vorstandsvorsitzender: Ronald McDonald
Aufsichtsratsvorsitzender: Hubert Huber
Was kann passieren, wenn die Angaben unvollständig sind?
Damit haben wir zum Glück noch keine Erfahrungen gemacht. Fest steht jedoch, dass Abmahner überall lauern und man deswegen präventiv handeln sollte. Bei regelmäßigem E-Mailverkehr mit sich summierenden Antworten stören die Fußzeilen unter Umständen, indem sie den Textfluss unnötig fragmentieren. Aber dort kann man evtl. in gegenseitiger Absprache mit dem Geschäftspartner darauf verzichten.
Ansonsten überwiegt unserer Ansicht nach der Vorteil, dass man immer schnell die Kontaktdaten des Gegenübers parat hat.